Clase #11: Repaso de lo aprendido en Microsoft Word y Microsoft Excel

Tecnologías de apoyo y aplicaciones utilizadas:

Resumen

Sesión integradora y de cierre del programa de Empleabilidad Inclusiva. Articulación ejecutiva y flujo de trabajo entre Microsoft Word y Microsoft Excel en entornos laborales y académicos. Consolidación de metodologías de abordaje para proyectos cuantitativos, auditoría de rangos y revisión de funciones estadísticas, condicionales y de seguridad. Repaso de maquetación en Word, ordenamiento relacional, gráficos independientes y estrategias de efectividad.

Sinergia Ejecutiva e Integración Word-Excel

• Funciones Complementarias:
• Microsoft Word: Estructuración de la comunicación verbal, informes, contratos y maquetación ejecutiva.
• Microsoft Excel: Procesamiento cuantitativo de datos, fórmulas automatizadas, auditoría y análisis estadístico.
• Flujo Integrado: Extracción y auditoría de tablas y gráficos dinámicos en Excel para su inserción en reportes y propuestas formales en Word.

Metodología Integrada para Proyectos en Excel

• Momentos de Análisis:
• Diagnóstico visual: Identificar encabezados, separar datos brutos de resultados calculados y definir el objetivo del reporte.
• Construcción y Verificación: Crear fórmulas dinámicas. Inspeccionar con la tecla F2 (Modo Edición) para evitar referencias circulares (la celda de destino no debe incluirse en la fórmula).
• Copiado y Maquetación: Copiar fórmulas, aplicar formato de moneda (Ctrl + Shift + 4), porcentaje o decimales, y ajustar bordes.
• Consolidación de Funciones:
• Pisos y techos numéricos: =MAX(rango) y =MIN(rango).
• Tendencia central y recuento: =PROMEDIO(rango) y =CONTAR(rango) (cuenta solo celdas numéricas).
• Toma de decisiones: =SI(Prueba_Lógica; Valor_si_Verdadero; Valor_si_Falso) (texto literal obligatoriamente entre comillas dobles «»).
• Seguridad y Validación:
• Validación de datos: Restringe valores ingresados y genera listas desplegables.
• Protección de celdas: Bloquea celdas con fórmulas para prevenir modificaciones accidentales.

Bases de Datos Masivas, Filtros y Ordenamiento Relacional

• Tablas de Doble Entrada: Cruce de dos variables. Requiere sumas/promedios por fila, por columna y conciliación del Total General Consolidado.
• Filtros Automáticos:
• Activar/Desactivar filtros: Ctrl + Shift + L (o Ctrl + Mayús + L).
• Desplegar menú de filtro en encabezado: Alt + Flecha Abajo.
• Ordenamiento Relacional Segura:
• Ascendente (A-Z / menor a mayor): Alt → D → O → A.
• Descendente (Z-A / mayor a menor): Alt → D → O → D.
• Regla Inviolable: Seleccionar siempre la tabla completa antes de ordenar para no romper la relación de las filas.
• Gráficos Estadísticos Desacoplados:
• Elección: Barras/Columnas para categorías independientes; Circular/Tarta para distribuciones porcentuales.
• Hoja de Gráfico Independiente: Presionar F11 para mover el gráfico seleccionado a una pestaña exclusiva (Gráfico1).

Consolidación en Word y Atajos Clave de Productividad

• Maquetación en 4 Fases (Word):
• Redacción borrador: Redacción continua sin preocuparse por formatos.
• Revisión ortográfica: Presionar F7 para corregir sintaxis.
• Alineaciones: Justificar cuerpo con Ctrl + J, centrar títulos con Ctrl + T y alinear fecha/firma con Ctrl + D.
• Maquetación final y exportación: Configurar márgenes (2.5 cm sup/inf, 3 cm izq/der), aplicar negrita (Ctrl + N) y exportar a PDF con F12.
• Compendio de Atajos Fundamentales del Curso:
• F2: Entrar al modo de edición directa en Excel.
• F7: Panel de revisión ortográfica en Word.
• F11: Hoja de gráfico independiente en Excel.
• F12: Cuadro Guardar como / Exportación a PDF.
• Ctrl + G: Guardar cambios del archivo.
• Ctrl + N: Formato de texto en negrita.
• Ctrl + J: Justificar párrafos en Word.
• Ctrl + Shift + Flechas: Selección masiva de celdas contiguas.
• Ctrl + Shift + 4: Formato de moneda directo en Excel.
• Ctrl + Shift + L: Activar/Desactivar filtros automáticos.
• Alt + Flecha Abajo: Desplegar opciones en celda con filtro.